存在的一些情况
1、工商企业数据库只能提供“企业名称”、“法人代表”等打印在营业执照上的简单信息，远
远不能满足各界对企业档案信息更有深度和广度的需要。
2、大量的企业档案信息仍然存在于各式各样的纸张文件中。
3、档案移交问题：档案保存一定年限后要移交档案馆，而移交前档案的整理和各种目录准备工
作也比较烦琐，特别是档案移交后查档就更加不便。
4、办公自动化系统的要求：现在很多单位进行办公自动化建设，如何完善和丰富 OA 系统，使其
真正成为包括各种重要信息的自动化系统，就必须考虑如何将纸张的历史档案和科技资料与 OA
系统结合，进行计算机管理和调阅。
5、档案存储空间不足：在我们接触的客户中就有档案量很大，库房不足，但档案又不能销毁的
情况。解决日益增长的档案数量与储存空间不足的问题已经非常迫切。
6、档案文件安全性问题：每份档案都是珍贵的原始资料，特别是对于比较陈旧的资料，其历史
价值更大，但是每次调阅对原件均会造成一定的损害，如果遇上自然灾害（如水灾、火灾、虫灾、
自然风化等）或人为因素（如盗窃、涂改、撕毁等），将造成无法挽回的损失，如果因此而将档
案束之高阁，便又失去了档案的自身参考价值。
效益分析
根据自身情况，建议采取工商局企业档案资料电子化方案，基本可以解决目前档案管理存在
的一些问题，如：
1、解决档案资料查找困难的问题：将高拍仪拍摄的企业档案文档电子影像保存于光盘，在计算
机上调阅，使查阅方便性大大提高。
2、解决档案移交问题：所有档案已经保存在光盘上，档案移交后，有光盘作为备份，作到没有
后顾之忧。
3、符合办公自动化系统的要求：将历史纸张档案经高拍仪拍摄后变成了电子影像，可以上网进
行网络调阅，解决大量历史纸张档案与 OA 系统的结合。
4、解决档案存储空间不足问题：每张光盘可以存储 1.5 万张 A4 纸左右，节省 99.5%的空间，原
稿可以打包到远郊存放；还可以考虑销毁原件，极大节省空间。
5、解决档案文件安全性问题：光盘上的档案资料，可以多次读取而不接触原件，可以充分保证
原件安全性，每套光盘档案都有备份，可以异地保存，遇上自然或人为灾害（如水灾、火灾）也
保证档案信息不丢失。