文档管理的意义在于，不仅让企业内部的文档资源能够高效地在同事间共享，还能对文档做出必要保护。云盒子企业网盘，为企业文档建立存储规范，保障企业文档完整与安全，让企业的无形资产得到妥善保护。
由于企业文档资料缺乏妥善管理，对企业造成损失伤害的例子不计其数。例如，房地产公司的置业顾问在离职时，将手头的客户资料也带走了；设计公司的员工不经意间拿到了设计师的设计原稿，并将其贩卖给对手设计公司；普通员工不小心看到经理手中的文件，并把文件隐私内容公之于众……
如何避免此类事件的发生？一方面，企业需要制定严格的文档管理制度来约束员工的行为规范；另一方面，企业可以利用云盒子在企业内部建立文档云存储协作平台，让企业文档资源集中存储、授权共享。
使用云盒子的第一步，就是在云盒子内建立企业文档架构。在云盒子中添加部门时，系统会自动在文件栏目下创建一个以部门名称命名的文件夹，同时属于该部门的员工对这个文件夹及子文件拥有可写权限。而对于其他部门文件在未设置授权前是看不见的，需要通过共享设置后才可查看及操作。
云盒子企业网盘权限可分为5级，只读、可写、全权限、不可见、受限制。前四种权限可以按字面意思去理解，受限制则是针对文件夹而言，只能看到自己上传的文件。下面用场景来解释受限制这个功能：
公司的销售部，在云盒子企业网盘内新建一个销售记录文件夹，销售人员将自己的销售记录表上传到该文件夹内，当有新的销售记录时可直接在线编辑更新，以便主管能够随时了解销售人员的销售情况。但是，主管并不希望销售人员间能够互看同事的销售记录，因此主管在对这个文件夹进行共享设置时，除了授予销售人员可写权限外，还勾选了受限制。
在受限制的约束下，每个销售人员在这个文件夹内只能看到一个文件，也就是自己的销售记录表；而主管则可以看到这个文件夹内的所有记录表。
这种通过授权共享来进行文件管理的方式，让一般员工无法看到企业的核心资料，也就很难将企业资料泄露出去。这一点能够保障了企业资料的安全性。
对于员工权限之内的文件，虽然我们无法完全制止员工去删除文件，但可以在回收站上做功夫。不管是恶意还是不小心删除了文件，都能在云盒子的回收站中找到，且只有公司文档管理员才有权限在回收站中查看、恢复或永久删除这些文件。这一点能够保证企业文档的完整性。
正所谓“吃一堑长一智”，很多企业在遭受文件泄露、丢失所造成的损失之后，才意识到企业文件管理急需一个有效的解决方案。因此建议企业防患于未然，利用云盒子企业网盘实现公司内部的文档安全与规范化管理，保护企业文档的安全与完整。
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