一、系统背景
近年来，我国档案事业取得了长足的发展，档案事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显：
(一)传统手工档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长
(二)档案存放次序较易被打乱，查找困难
(三)档案种类庞杂，查阅耗时长
(四)档案的盘点操作不科学，大多停留在档案盒的盘点上
(五)对失效档案的管理滞后，形成大量冗余档案，增加管理负荷和成本。
鉴于这种现状，档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。作为新一代物料跟踪与信息识别的RFID(无线射频识别技术)技术的快速发展给档案管理的自动化、智能化带来了可能性，具有其他方式无可比拟的优越性。
二、 RFID技术简介
RFID(Radio Frequency Identification)，即无线射频识别，是兴起于20世纪90年代的一项自动识别技术。一个典型的RFID系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。它集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体的综合技术，主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程，非接触性是它明显特征。在实际应用中，读写器将特定格式的数据写入RFID标签，然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器亦可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能。
三、 系统概述
创羿科技研发了一套便于操作的档案库房管理系统，专门为各行业档案库房管理工作而设计的管理系统。其硬件外形设计精美，坚固耐用，有很高的实用性;软件操作直观、简洁。大规模集成电路和贴片生产方式确保了产品的可靠品质。档案库房管理系统自投放市场以来，以其简单的使用方法，准确的计算结果，受到了用户的一致好评，并以其运行的安全性、技术的先进性，受到了专业人员的肯定，更以其方便准确的查询功能受到了企业领导的赞赏。
使用该系统可以提高档案库房管理、查询、借阅、盘点等工作效率，大大降低了人工成本和时间成本，提高了查阅效率，完善了借阅管理。
整个系统由手持盘点终端、发卡机、RFID读卡器、RFID资产标签及相关软件组成。系统以计算机为控制中心，高性能的硬件设备为基础，整个配置具有高安全性、可靠性。通过RFID自动识别射频技术与传统的资产标签进行整合，有效的使用智能化信息产品进行档案库房管理。
四、 系统优势
l 非接触式数据采集
l 快速扫描，且一次性数据处理量大
l 标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用
l 数据安全性高
l 标签耐用性好
l 标签体积小型化、形状多样化
l 标签可重复使用
l 穿透性和无屏障阅读
l 标签具有防盗功能
五、 系统组成
一套基于RFID技术的档案管理自动化管理系统，其主要由RFID数据管理系统和档案管理信息系统组成。
5.1 RFID数据管理系统
该系统由中心数据库和终端管理器组成，是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。终端管理器包括读写器与手持式阅读器，是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口。读写器的作用是负责将数据库中的信息写入标签或是将标签中的信息导入数据库;手持式阅读器是管理员进行现场信息采集与通讯的硬件，管理员将采集到的数据导入至中心数据库，进而为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持。
5.2 档案管理信息系统
该系统由储位管理子系统、查询管理子系统、销毁管理子系统和安全管理子系统构成。其中储位管理子系统又由储位自动识别模块和档案自动识别模块组成，而安全管理子系统包括监控模块和警报模块。
具体系统如下：
l 储位管理子系统
l 查询管理子系统
l 销毁管理子系统
l 安全管理子系统
综上所述，RFID数据管理系统与档案管理信息系统通过系统接口实现系统间的对接，由RFID数据管理系统实现档案数据的收集、储存、读写电子标签;档案管理信息系统实现对档案信息的应用与管理。同时，可对系统用户设置不同权限，以实现对用户的安全性管理。